Nieuwe invulling reiskostenvergoeding vanwege coronacrisis

Bij flexibel werken hoort een flexibel mobiliteitsbeleid. Zo’n vier op de vijf werkgevers hanteert nu nog een vaste reiskostenvergoeding, maar wil versneld een flexibele reiskostenregeling invoeren. Wat hoort daarbij en wat zijn de opties?

Met de nieuwe balans tussen kantoorwerk en thuiswerken beïnvloeden de onderwerpen ‘mobiliteit’ en ‘werken’ elkaar steeds meer. Dat stelt Mirjam de Keizer, adviseur mobiliteit & gedrag bij Syndesmo in Utrecht. Thuiswerken wordt bij veel organisaties structureel, waardoor een aangepast mobiliteitsbeleid nodig is. Werkgevers moeten zich daarop instellen.

Flexibel mobiliteitsbeleid

Veel werkgevers kennen een reiskostenregeling waarbij medewerkers een vaste vergoeding ontvangen op basis van hun woon-werkafstand en arbeidstijd (werkpercentage). Vanwege corona is werken steeds flexibeler geworden. Dat maakt het volgens De Keizer logisch om de reiskostenvergoeding van werkgevers te flexibiliseren. Als medewerkers meer dan 40 procent thuiswerken, dan mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding fiscaal gezien zelfs niet. Bij de flexibilisering gaat het niet alleen om de hoogte van de vergoeding maar ook om het flexibel toekennen van de reiskostenvergoeding. Soorten flexibele reiskostenregeling kunnen een vergoeding op basis van de feitelijke reis zijn of een mobiliteitsbudget.

Reiskostenvergoeding op basis van de feitelijke reis

Bij een vergoeding op basis van feitelijke reis krijgt een medewerker alleen een reiskostenvergoeding als hij ook echt reist. De medewerker krijgt dus niets als hij niet reist, bijvoorbeeld vanwege thuiswerken. Een combinatie van een vergoeding op basis van de feitelijke reis en de vrijheid om dagelijks te kiezen voor de manier waarop je wilt reizen, zorgt volgens De Keizer voor maximale flexibiliteit.

Mobiliteitskaart

De Keizer legt uit dat er verschillende mobiliteitsoplossingen zijn voor het in de praktijk brengen van deze maximale flexibiliteit. Zo kunnen medewerkers met een mobiliteitskaart reizen met trein, bus, metro, deelauto en/of deelfiets. Van deze ritten vindt een automatische registratie plaats, waarbij ze in een digitaal portaal zichtbaar worden. Medewerkers kunnen in dit portaal zelf hun gemaakte reizen met eigen vervoer zoals auto en fiets invoeren en declareren. Het goedkeuren hierna van alle geregistreerde ritten leidt tot een verwerking ervan in de salarisadministratie. De medewerker krijgt dan de gemaakte kosten vergoed. Deze vergoeding verschilt dus per medewerker per maand, omdat ze afhangt van de daadwerkelijk gemaakte reizen.

Mobiliteitsbudget

Een mobiliteitsbudget is een andere manier voor werkgevers om de reiskostenvergoeding flexibel te maken en op te nemen in een flexibel mobiliteitsbeleid. Het budget bestaat in vele vormen. Een bekend mobiliteitsbudget is een maandelijks vast bedrag waarmee de medewerker het reizen naar en voor het werk kan betalen. Een eventueel overgebleven budget kan de werkgever dan belast uitkeren aan de medewerker. Er kan ook een afspraak zijn dat de medewerker het inzet voor andere doeleinden, zoals opleidingen, extra vakantiedagen of zijn of haar (vroeg)pensioen.

Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

Bij veel werkgevers is er nu aandacht voor het koppelen van reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. Een medewerker krijgt dan een reiskostenvergoeding als hij onderweg is en een thuiswerkvergoeding als hij thuiswerkt.

Thema
Behoud & instroom
Soort item
Kennisbank
Thema tags
behoud
instroom
Trefwoorden
coronacrisis
mobiliteitsbeleid
reiskostenregeling